Le parole chiave per capire I COLLEGHI

 

AIUTO

Spesso basta poco: un consiglio su come risolvere un imprevisto, una parola di conforto o incoraggiamento quando tutto sembra andare per il verso sbagliato. E’ quando sai di poter contare su questi piccoli gesti da parte di chi lavora con te, che vai in ufficio con il sorriso sulle labbra. “Lo spirito di collaborazione è molto importante per cementare i rapporti tra colleghi”. “E’ qualcosa che si costruisce con il tempo e che si basa sulla reciprocità: una volta si dà un aiuto, quella successiva lo si riceve. Con il tempo, questo atteggiamento fa la differenza perchè, oltre ad aumentare le potenzialità del gruppo di lavoro, contribuisce a sentirsi bene inseriti nella vita dell’ufficio”. Spesso l’abitudine a darsi una mano è l’anticamera di amicizie che nascono in azienda e sconfinano nella vita privata. Si tratta di un errore? No, perchè se ci sono delle affinità personali è giusto coltivarle”. Ci può essere un’unica difficoltà: tenere separate le due dimensioni, professionale e personale. Specie se c’è un’incomprensione al di fuori dell’ufficio, si deve impedire che abbia ripercussioni sul lavoro”. Non è semplice, ma è un importante segno di professionalità.

CONFRONTO

Nei momenti di crisi, quando la tensione è alle stelle, può accadere che un semplice scambio di opinioni si trasformi in una discussione accesa. “Dopo, è bene lasciare passare qualche ora per far sbollire la rabbia. Solo cosi si può di nuovo affrontare la persona per assicurarsi che tutto sia chiarito” dice Annalisa De Filippo, psicologa. “L’ideale è parlarne in modo pacato, ma diretto, magari chiedendo il parere di un terzo collega: qualcuno che sappia dare un giudizio obiettivo e che, soprattutto, aiuti a spogliare la discussione da troppa emotività. C’è chi, invece, dopo un confronto dai toni un pò accesi, finge che non sia successo nulla. In questo modo, però, c’è il rischio che anche un piccolo screzio rimanga nell’aria e, con il tempo, possa diventare il pretesto per uno scontro esplosivo”. Un contrasto irrisolto può provocare rancore e, sul lavoro, può spingere chi si ritiene offeso a creare difficoltà al collega. Pensaci. Che fare, in questi casi? “Se il dialogo non serve a far cessare le ostilità, bisogna adottare una strategia per non perdersi d’animo e conservare la propria autostima” conclude l’esperta. “Basta tenere a mente che non siamo noi a essere inadeguati, solo perchè vittime di critiche continue, ma è la persona che ci attacca a essere in errore, perchè non è capace di liberarsi di un sentimento negativo”.

RIVALITA’

Da un giorno all’altro in ufficio il clima è cambiato: tutti si danno da fare e sono concentrati sul loro lavoro. Che cosa è successo? Semplice: si è liberata una posizione che fa gola a molti, te compresa. “In questi casi, le persone sentono il bisogno di riaffermare il loro valore e anche gli equilibri più consolidati possono saltare. Si perde un pò di complicità e subentra la competizione” spiega Annalisa De Filippo, psicologa. E’ inutile fare finta di niente, soprattutto tra persone che lavorano fianco a fianco e che, magari, puntano alla stessa promozione. Molto meglio mettere in chiaro che quell’obiettivo è condiviso, sapendo che, per un pò, il gioco di squadra lascierà spazio a una corsa individuale”. Ma anche questa ha le sue regole. “Si può lottare per un’affermazione personale senza per questo intaccare il rapporto con gli altri” assicura l’esperta. “Tutto sta nell’impegnarsi al massimo, senza cedere alla tentazione di screditare i colleghi”. Sei convinta che la tua vicina di scrivania sia troppo lenta per aspirare a quel posto? Tienitelo per te e lavora sodo per rispettare le scadenze: i tuoi meriti verranno a galla.

STIMA

Poco importa se con la vicina di scrivania hai poco in comune, oltre al lavoro. Quello che conta è il suo contributo in ufficio. “Il presupposto per vivere in armonia con i colleghi non è l’affinità personale, che può esserci o meno, ma la stima reciproca a livello professionale” spiega Annalisa De Filippo, psicologa e autrice del libro Stress e resilienza. “Anche quando qualcuno risulta antipatico, non bisogna mai dimenticare che se occupa quella posizione significa che con le sue capacità può contribuire a raggiungere gli obiettivi dell’azienda”. E’ questo che deve spingerti a superare non solo le incompatibilità di carattere, ma anche le divergenze nel modo di lavorare. Saper mediare vuol dire arrivare a un compromesso che però, a volte è irraggiungibile. “In questo caso, bisogna considerare le differenze di opinioni come delle risorse, che possono anche aiutare a crescere. Anzichè imporsi, allora, si può provare a dare credito al punto di vista dell’altro e non è detto che, alla fine, si rilevi sbagliato” conclude l’esperta. “Coltivare la diplomazia, oltretutto può essere d’aiuto anche in situazioni più delicate, come quando viene a mancare la stima nei confronti del capo. Se non è in grado di risolvere un problema, per esempio, possiamo proporgli le nostre soluzioni. Ma dobbiamo farlo con spirito collaborativo, senza mettere in discussione il suo ruolo: spingendolo sulla difensiva, infatti, rischiamo solo di trasformare la collaborazione in qualcosa di impossibile”.

TRASPARENZA

Con chi lavora con te non sei tenuta a essere un libro aperto: ci sono pagine che vanno rese pubbliche e altre che è meglio tenere segrete. Come regolarti? “In genere, è necessario condividere le informazioni che incidono sull’organizzazione del lavoro: quando si riceve una nuova mansione, per esempio, è giusto che i colleghi lo sappiano” spiega Annalisa De Filippo, psicologa. “E’ consigliabile seguire la stessa linea anche se si ottengono dei privilegi che, prima o poi, saranno sotto gli occhi di tutti, come una settimana di ferie non prevista o un part-time: è bene dirlo. Non c’è bisogno di spiegare le ragioni personali che hanno permesso di ottenere i benefici, ma parlarne in prima persona evita le gelosie”. Ricorda che, se sei sincera con i tuoi colleghi, è più facile che loro lo siano con te. Ma questo non deve farti sentire in colpa quando arriva il momento di tenere la bocca cucita. “Rivelare che si sta cercando un nuovo impiego, per esempio, rischia di alimentare un chiacchiericcio che può arrivare ai superiori”. “Per non parlare delle reazioni che qualche collega potrebbe avere, se sapesse di un aumento di stipendio a cui, magari, lui ispira da tempo”.

OTTIMISMO

A una collega più giovane hai chiesto di concludere la relazione che hai lasciato a metà. Ci sta lavorando da poche ore e già sei assillata dal dubbio: avrò fatto bene a fidarmi di lei? “Quando si delega serve sempre una buona dose di ottimismo: se si dà un compito a qualcuno, bisogna farlo con la convinzione che lo porterà a termine nei migliore dei modi” consiglia Annalisa De Filippo, psicologa. “Chi è diffidente e non vede l’ora di controllare il lavoro svolto, sapendo già che ci rimetterà mano, spesso è una persona incapace di delegare. Soprattutto, non crede davvero nelle capacità altrui”. Ti riconosci? Attenta: questa tua insicurezza, oltre a essere inutile, è controproducente. “Chi abbiamo di fronte percepisce se ci fidiamo o meno. C’è poi un altro aspetto da tenere presente: quando si avverte diffidenza nei propri confronti diventa difficile dare il meglio di sè” dice la psicologa. “L’ideale è lasciare fare, senza mettere pressione. Se poi il risultato non è perfetto, è giusto far notare gli errori, ma sottolineando i punti di forza”.

RELAZIONI SUL LAVORO

La comunicazione assertiva

Quante volte ci è capitato di provare rabbia verso un nostro collega che ci ha ignorati o prevaricati o verso il nostro capo che è capace solo di ordinarci quello che dobbiamo fare e dover dunque “ingoiare il rospo” e dargli ragione anche se non condividiamo ciò che ci dice?

Quante volte pensando al proprio lavoro o al proprio ufficio ci è venuta in mente l’immagine di un ring dove si combattono continui scontri, in cui vince sempre il più forte?

Quanto sarebbe bello riuscire a lavorare in un ambiente dove pur svolgendo i compiti che ci sono stati assegnati, non ci sentiamo di non avere nessuna voce in capitolo, ma anzi possiamo sentirci liberi di esprimere noi stessi ed essere rispettati come persone?

Come possiamo rispettare noi stessi, esprimendo con chiarezza le nostre credenze e valori e contemporaneamente rispettare l’altro permettendogli di sentirsi libero nel suo spazio personale?

Come è possibile affrontare qualsiasi problema o divergenza in modo costruttivo, vedendo nell’altro un alleato e non un nemico da evitare o combattere?

In ogni contesto organizzativo risulta fondamentale la gestione della comunicazione, secondo uno stile assertivo, una efficace modalità comunicativa, che prevede un successo personale, non basato sulla “sconfitta dell’altro”, bensì sulla sua valorizzazione; un successo insieme e grazie agli altri. Se iniziamo a vedere le differenze dell’altro come qualcosa di prezioso e non minaccioso per noi, diventa naturale cercare di trovare soluzioni che soddisfino entrambi e una buona comunicazione diventa pertanto un’occasione per comprendersi. Infatti se entrambi gli interlocutori rivestono la stessa importanza diventa coerente ricercare vantaggi per ciascuno e la comunicazione diviene l’opportunità di generare comprensione e valore, anche quando si trova nascosta in divergenze che sembrano insanabili.

La comunicazione assertiva tende quindi ad impostare “un gioco a somma variabile”, in cui non c’è chi vince e chi perde (+1-1=0, “gioco a somma zero”), ma entrambi generano un guadagno, talvolta capace di andare al di là delle aspettative dei diretti interessati.

La comunicazione assertiva pertanto si incentra su due dimensioni di fondo:

· ascoltare e rispettare l’altro;

· esprimere con chiarezza (ma senza asprezza) ciò che si desidera (bisogni) e ciò che si sente (vissuti).

L’atteggiamento assertivo è sempre collaborativo, consapevole dei limiti di uno stile acritico, accondiscendente, imitativo, passivo o di uno stile aggressivo, impositivo, egocentrico, manipolativo. Quando infatti si utilizza uno stile passivo, si tende a non dare valore e riconoscimento ai propri bisogni e/o desideri, magari rinunciando a chiedere o dove anche se c’è una richiesta, essendo indiretta o imprecisa, lascia spazio a fraintendimenti; mentre se ci riconosciamo in uno stile aggressivo perdiamo completamente l’ascolto dell’altro, percepito come un nemico da vincere od un ostacolo da evitare.

Nel campo aziendale si parla di “negoziazione integrativa”, di cooperazione, che faciliti i rendimenti per tutte le parti coinvolte. Se qualsiasi richiesta, come spesso succede, può risultare un problema per l’altra parte, l’invito è ad ampliare la pensabilità, ad uscire dai soliti pensieri ripetitivi, trasformando la visione di scarsità in una visione di opportunità, specialmente se si passa da un atteggiamento competitivo ad un atteggiamento win-win (io vinco e tu vinci), esplorativo e creativo, capace di accogliere i vantaggi che un altro punto di vista può apportare. In molti casi può risultare utile effettuare un brainstorming (letteralmente “una tempesta di idee”), in cui gli individui senza fermarsi a giudicare inizialmente propongono tutte le soluzioni possibili che riescono ad individuare e poi solo successivamente analizzano nella “lista emersa” vantaggi e svantaggi di ciascuna proposta, cercando di individuare una soluzione soddisfacente, se non ottimale, che gratifichi e rispetti entrambe le soggettività.

Da qui l’importanza di uno stile fermo e tenace rispetto ai propri obiettivi, ma flessibile e creativo relativamente alle modalità per raggiungerli . Qualsiasi obiezione, opinione diversa, va individuata e riconosciuta come segnale che orienta la comunicazione, come dimostrazione di un interesse, bisogno, esigenza insoddisfatta e pertanto nel coglierla può essere valorizzata, al fine di trasformare un potenziale conflitto in una opportunità di crescita.

La comunicazione assertiva si avvale di numerose tecniche, di cui elenchiamo di seguito le principali:

· SVILUPPARE IL POSITIVO (GLI APPREZZAMENTI)

· FARE RICHIESTE

· DARSI/CHIEDERE TEMPO

· DIRE NO SENZA FERIRE

· RIBADIRE IL RIFIUTO

· ESPRIMERE LE CRITICHE IN MODO COSTRUTTIVO

· GESTIRE LE CRITICHE

· REAGIRE COSTRUTTIVAMENTE ALL’AGGRESSIVITÀ

Tuttavia nessuno ci ha insegnato come comunicare con assertività ed in particolare utilizzando tecniche di coremotional assertiveness , dove le tecniche si integrano simultaneamente con aspetti legati alla comunicazione, alla relazione e alle emozioni sottostanti ed in cui viene valorizzata la dimensione della consapevolezza, dato che non esistono formule vincenti, precostituite, sempre valide per ogni occasione. Certamente la lettura di libri e l’autoformazione sono importanti, ma per acquisire competenze e sostituirle a modalità abituali costruite negli anni, diviene fondamentale la partecipazione a percorsi di formazione, a training e laboratori di crescita focalizzati su questa tematica.

Per entrare nello specifico di una tecnica assertiva e comprendere che cosa si intende con “esprimere una critica costruttiva” segnaliamo alcuni punti, considerando l’arte della critica strettamente legata a quella dell’elogio.

Essere specifici. Dire che cosa è stato fatto bene, che cosa è stato fatto male e come si potrebbe migliorare questo consiglio è simile a quello rivolto al coniuge di dir formulare le loro proteste secondo lo schema xyz: dire esattamente qual è il problema, che cosa c’è di sbagliato nella situazione o come essa mi fa sentire e come potrebbe essere modificata. Si devono dunque evitare espressioni vaghe, evasive ed ambigue.

Offrire una soluzione .La critica, come ogni utile feedback, dovrebbe indicare un modo per risolvere il problema, qualche suggerimento su come affrontarlo, altrimenti invece di sensibilizzare il soggetto ed aprirlo a possibilità e alternative impensate, rischia di creare frustrazione, demoralizzazione e demotivazione.

Essere presenti. Sia le critiche, che gli elogi, sono più efficaci se comunicati in privato, in un’interazione faccia a faccia, rendendo la comunicazione personale, aperta è disponibile ad eventuali chiarimenti

Essere sensibili. Questo richiamo all’empatia, un invito ad essere in sintonia con l’altro e a percepire l’impatto di ciò che si dice di come lo si dice sulla persona che riceve il messaggio.

Per chi riceve le critiche invece l’invito è: considerarle come preziose istruzioni per migliorarsi; assumersi le proprie responsabilità, senza mettersi sulla difensiva e qualora il colloquio diventi emozionalmente troppo difficile chiedere una breve sospensione; infine vedere le critiche come un’opportunità per cooperare con chi le muove, al fine di risolvere il problema.

La comunicazione assertiva non è una caratteristica personale, ma una caratteristica del comportamento comunicativo e per tale motivo può e dovrebbe essere appresa da tutti per facilitare il benessere individuale e della stessa organizzazione. Le emozioni infatti sono come dei virus e si propagano nell’ambiente lavorativo ed anche se il clima relazionale è influenzato dai leader, tutti assumono un ruolo significativo all’interno del proprio contesto. Acquisire una competenza nel comunicare assertivamente ci permette, in qualsiasi situazione, di fare la differenza a livello professionale ed anche come esseri umani, in quanto riusciamo a creare valore in situazioni difficili, che se non ben gestite possono creare dei disagi che si moltiplicano e sviluppano, provocando talvolta più o meno visibilmente valanghe inarrestabili.